Les réunions d’équipe virtuelles représentent désormais une part importante du travail pour quiconque occupe un emploi s’y prêtant. Si la technologie a permis à de nombreuses organisations de rester productives pendant la pandémie, les réunions virtuelles ont apporté leur lot d’inconvénients et d’avantages. Le principal avantage : pouvoir réunir des collègues et des client(e)s du monde entier à moindre coût. Bien que plusieurs d’entre nous aiment voyager pour des raisons professionnelles ou autres, nous pouvons tous convenir que les réunions virtuelles nous permettent de gagner un temps considérable que l’on peut réaffecter aux essentiels comme la famille ou la détente. Et rien de tel que d’éviter les heurts du décalage horaire! Mais tout comme nous considérons soigneusement divers aspects lorsque nous nous déplaçons physiquement à l’étranger, il nous faut les transposer dans l’environnement virtuel. Voici 3 aspects à considérer pour diriger une réunion d’équipe virtuelle multiculturelle.
La langue parlée
Plus d’1,13 milliard de personnes parlent anglais ce qui en fait la langue d’affaires internationale par excellence. Le mot clé ici est « parlent ». Cela signifie qu’un(e) collègue ou un(e) client(e) peut parler anglais, sans que ce soit forcément sa langue maternelle. Cela peut engendrer des problèmes de communication.
Les personnes dont l’anglais est la langue maternelle (ou toute autre langue, d’ailleurs) ont tendance à penser que si leur interlocuteur parle la même langue, il comprendra tout. Ce n’est pas le cas, et pour certains, pas du tout. Lors d’une réunion réunissant des personnes de plusieurs langues et cultures, l’animateur doit accorder plus de temps pour permettre à chacun de bien comprendre les notions et les mots partagés.
En contexte virtuel, le processus de réflexion nécessite déjà plus de temps que lors d’une réunion en personne. L’ajout de la diversité linguistique augmente encore plus le temps requis. Voici quelques astuces éviter les malentendus:
- Ralentissez le débit de parole
- Ajoutez une aide visuelle – par exemple, des diapositives pour résumer ou les notes sur tableau blanc virtuel.
- Répétez sous diverses formes si nécessaire. Les diapositives sont un moyen de répéter, mais on peut aussi utiliser de la boîte à commentaires pour souligner des points précis.
- Posez des questions pour vous assurer de la compréhension et lisez la boîte à commentaires – certains participants sont plus à l’aise pour écrire que pour exprimer verbalement leurs pensées.
L’humour
Plusieurs (dont moi-même) privilégie l’humour comme brise-glace pour animer des réunions ou des ateliers. Cependant, s’il est utile dans plusieurs cas, l’humour s’avère aussi un outil dangereux en environnement multiculturel. Chaque culture voyant l’humour à sa façon, ce qui est drôle pour les uns peut insulter les autres.
L’ethnicité n’est pas le seul groupe culturel où utiliser l’humour peut être délicat. La diversité des genres pose également certains enjeux à cet égard. On peut éviter les inconforts liés à un humour malencontreux par exemple en observant le langage corporel. Malheureusement, le non verbal est encore plus difficile à percevoir dans un environnement virtuel, surtout lorsque l’on privilégie le mode hors caméra.
Les fuseaux horaires
Aussi agréable que cela puisse être de réunir des collègues du monde entier tout en économisant les frais de déplacement, les réunions virtuelles ajoutent un défi à l’équation : la gestion des fuseaux horaires. Lorsque l’on voyage par affaires, on s’adapte automatiquement au fuseau horaire car on se trouve physiquement dans l’environnement de rencontre. En fixant une réunion virtuelle, il faut tenir compte des fuseaux horaires pour éviter de trop empiéter hors des heures de travail régulières.
Un beau défi : organiser une réunion virtuelle rassemblant des participants à Los Angeles (États-Unis), Montréal (Canada), Londres (Royaume-Uni), Mumbai (Inde) et Sydney (Australie). Pour ce faire, il y a de fortes chances que l’on opte pour midi GMT, ce qui paraît le plus équitable. Cela signifie toutefois que le collègue de Los Angeles dégustera un café très matinal, tandis que celui de Sidney sirotera son digestif en soirée.
Lorsque l’on organise des réunions d’équipe virtuelle à l’échelle mondiale, il est judicieux d’alterner les horaires. Par exemple, le collègue de Los Angeles pourrait siroter son vin rouge plutôt que de se lever avant le chant du coq. On peut aussi organiser des réunions séparées, mais c’est moins efficace d’autant plus que l’on risque de passer à côté de la diversité des perspectives, une valeur importante des réunions multiculturelles.
Pour améliorer sa capacité à diriger des réunions virtuelles multiculturelles, consultez les détails du programme « Diriger des équipes virtuelles multiculturelles » d’ACCULTURA.
